Boa parte das clinicas que chegam ate a gente ja passou por outra agencia ou por outro gestor. E quando a gente abre a conta, o que aparece raramente e um problema de criativo. E pixel que nao e da clinica, campanha duplicada mandando paciente para um numero de WhatsApp antigo, gente estranha com acesso ao gerenciador de negocios e relatorio bonito que nao conversa com a agenda da recepcao.
Nada disso aparece na proposta comercial. Aparece seis meses depois, quando o dono resolve trocar de fornecedor e descobre que metade do que pagou ficou do lado de la. Este texto e uma lista pratica para conferir antes de assinar, ou para usar agora, se voce ja tem uma agencia e quer saber se esta em boas maos.
Por que a escolha pesa mais numa clinica
Clinica nao vende produto em prateleira. Vende consulta, avaliacao e procedimento, com regra de conselho, politica de saude no Meta e no Google e um atendimento que decide se a conversa vira paciente. Uma agencia que so sabe subir campanha vai entregar clique. O que a clinica precisa e de agendamento.
Por isso os sete sinais abaixo falam menos de criatividade e mais de estrutura: de quem sao os ativos, quem mexe neles, o que se mede e como se sai. E o tipo de coisa que separa uma agencia seria de uma que so parece seria.
A conta de anuncios esta no nome de outra empresa
O primeiro ponto e o mais simples de conferir. A conta de anuncios do Meta, a do Google Ads, a pagina e o perfil do Instagram precisam estar no portfolio empresarial da clinica, com a clinica como dona. A agencia entra como parceira, com o nivel de acesso que precisa para trabalhar.
Quando a conta e criada dentro do portfolio da agencia, ela e da agencia. O historico de campanhas, os publicos e os dados de quem conversou com a clinica ficam num lugar que voce nao controla. Pergunte de forma direta: em qual portfolio esta a minha conta de anuncios? Se a resposta for vaga, e sinal de alerta.
A agencia pode ir embora a qualquer momento. A conta de anuncios, o pixel e o historico tem que ficar com a clinica.
O pixel e os eventos nao sao da clinica
O pixel e a fonte de dados que conta quem visitou a pagina, clicou no WhatsApp ou agendou. E dele que o Meta aprende quem tem mais chance de virar paciente. Ja recebemos clinica em que o gestor anterior tinha colocado na conta um pixel aquecido em outro cliente, compartilhado entre os dois.
Parece um atalho esperto, mas tem tres problemas. O aprendizado mistura o publico de outro negocio com o da clinica. Os dados de quem procurou a clinica alimentam um ativo que pertence a terceiros. E, na troca de agencia, nada daquilo fica com voce. O certo e o pixel, ou o conjunto de dados, ser criado no portfolio da clinica e so compartilhado com a agencia.
Ninguem sabe dizer quem tem acesso
Abra a lista de pessoas e parceiros do portfolio empresarial e a de usuarios do Google Ads. Ja encontramos acessos de terceiros que ninguem na clinica sabia explicar: ex-funcionario, freelancer antigo, agencia que saiu ha meses.
No Google Ads a regra e clara. A ajuda oficial lista os niveis Somente e-mail, Faturamento, Somente leitura, Padrao e Admin, e so quem e Admin pode conceder acesso, mudar nivel de acesso e cancelar convites de outros usuarios. A conta de administrador da agencia tambem pode ser marcada como proprietaria da conta da clinica, e com isso passa a controlar o acesso de usuarios a ela. Funciona, desde que voce saiba disso e mantenha pelo menos um Admin da propria clinica.
Uma agencia seria nao se incomoda com essa conversa. Ela mesma pede para limpar acessos antigos no primeiro dia.
O relatorio mede clique, nao paciente
Relatorio com impressao, alcance, clique e custo por clique nao responde a pergunta que importa: quantos pacientes vieram e quanto custou cada um. Pior, a conversao que aparece no painel pode estar errada.
Ja vimos em duas contas o Google contando o mesmo clique no WhatsApp duas vezes. Numa conta de odontologia, em setembro de 2026, a campanha de ligacao aparecia no painel a cerca de R$ 3 por conversao, porque a coluna de todas as conversoes somava pedido de rota e clique no mapa. Contando so ligacao real de 30 segundos ou mais, o custo era de R$ 64 por ligacao.
Pergunte o que exatamente conta como resultado no relatorio da agencia. A escada certa e custo por conversa, por lead qualificado, por agendamento e por paciente que fechou, como a gente detalha no post sobre quanto e normal pagar por lead de clinica.
A agencia nao quer saber do atendimento
Trafego leva a pessoa ate a porta. Quem abre e a recepcao. Se a agencia nunca pergunta quantas conversas foram respondidas, quantas receberam valor e quantas agendaram, ela nao tem como saber se a campanha esta boa ou se o problema esta no WhatsApp. E a causa mais comum de dono achar que trafego pago nao funciona na clinica, quando o gargalo esta depois do anuncio.
Ao mesmo tempo, olhar o CRM exige cuidado. A LGPD trata dado referente a saude como dado pessoal sensivel, e quem trata dados em nome da clinica e chamado de operador. Se a agencia vai ler conversas e etapas do CRM, o contrato precisa dizer o que ela pode acessar e para que. Agencia que pede acesso a tudo sem nenhuma clausula sobre dados e tao preocupante quanto a que nao pede nada.
Promessa de resultado e atalho de politica
Desconfie de quem garante numero de pacientes por mes, promete dobrar o faturamento ou diz que conhece um jeito de passar anuncio de antes e depois sem reprovar. Primeiro porque ninguem controla o leilao, a sazonalidade e o atendimento da sua clinica. Segundo porque a publicidade medica tem regras proprias, e prometer resultado e justamente o que o conselho proibe. A gente resume o que pode e o que nao pode no post sobre as regras do CFM para anuncio medico.
Atalho de politica tambem cobra a conta. Conta com reprovacao repetida fica mais vigiada, e quem paga essa fatura e a clinica, nao a agencia. O que da resultado duradouro e o caminho mais lento: conteudo que educa, prova de quem e o profissional e sinais de confianca, a mesma logica do E-E-A-T para clinicas que o Google usa na busca.
Nao existe combinado de saida
Toda relacao com agencia termina um dia. A pergunta e como. Antes de assinar, combine por escrito o que fica com a clinica quando o contrato acabar: contas, pixel, publicos, criativos produzidos, paginas e acessos.
No Google Ads, os admins da conta da clinica podem desvincular a conta de administrador da agencia a qualquer momento, segundo a propria ajuda do Google. No Meta, basta remover o parceiro do portfolio. Se a agencia trata isso como ameaca, ou se a saida depende de ela devolver alguma coisa, voce ja sabe de quem e o controle.
Um cuidado pratico na transicao: campanha duplicada nao troca sozinha o numero de WhatsApp. No Meta, o numero de destino fica no conjunto de anuncios, nao no criativo. Ja pegamos campanha copiada pela gestao anterior ainda mandando paciente para um numero que a clinica nem usava mais.
Duas agencias no mesmo canal
Outro caso que aparece com frequencia: a clinica contrata uma agencia para o Meta, outra para o Google, e aos poucos as duas passam a mexer em tudo. Uma diz que a outra nao esta fazendo nada, e o dono fica no meio sem saber em quem acreditar.
Dividir canal por fornecedor ate funciona, desde que cada um tenha dono claro e os dois leiam o mesmo funil. O que nao funciona e duas maos na mesma conta. Alteracao de uma desfaz aprendizado da outra, ninguem responde pelo resultado e a culpa vira debate.
Como comparar a gestao antiga com a nova
Se voce ja trocou de agencia e quer saber se valeu, compare a mesma metrica, na mesma conta, em periodos parecidos. Numa clinica de estetica que a gente assumiu em 2026, a gestao anterior fechou o fim de junho e o mes de julho com cerca de R$ 24 por conversa e pouco mais de 2 conversas por dia. Nos primeiros dois meses da nossa gestao, de meados de agosto ao inicio de outubro, ficou perto de R$ 9,60 por conversa e quase 9 conversas por dia.
Isso e um bom sinal, mas nao e o fim da historia. Conversa nao e paciente. A comparacao que fecha a conta segue o mesmo lead ate o agendamento, e por isso o CRM em dia vale mais do que qualquer apresentacao de resultado.
| O que conferir | Resposta que tranquiliza | Sinal de alerta |
|---|---|---|
| Dona da conta de anuncios | Portfolio da clinica, agencia como parceira | Conta criada no portfolio da agencia |
| Pixel e eventos | Criados no portfolio da clinica | Pixel de outro cliente ou da agencia |
| Acessos | Lista limpa, um Admin da clinica | Ninguem sabe quem e quem |
| Relatorio | Custo por agendamento e por paciente | So clique, alcance e impressao |
| Atendimento | Agencia pergunta pelo CRM, com contrato de dados | Nunca pergunta o que virou paciente |
| Promessa | Meta de processo e prazo de leitura | Numero de pacientes garantido |
| Saida | Combinada por escrito, ativos ficam | Saida depende da agencia devolver algo |
Perguntas frequentes
Posso pedir para a agencia criar a conta de anuncios para mim?
Pode, desde que ela crie dentro do portfolio empresarial da clinica, com voce como administrador. O que nao pode e a conta nascer no portfolio da agencia.
Qual nivel de acesso devo dar para a agencia no Google Ads?
O nivel que ela precisa para operar, normalmente Padrao ou Admin. O importante e que a clinica tenha pelo menos um Admin proprio e saiba remover o acesso se precisar.
A agencia precisa mesmo ver o meu CRM?
Para saber se a campanha traz paciente, sim. Mas com escopo definido em contrato, porque dado de saude e dado pessoal sensivel pela LGPD. Ver etapas e motivos de perda costuma bastar.
Em quanto tempo da para avaliar uma agencia nova?
As primeiras semanas mostram organizacao: acessos, pixel, relatorio, perguntas sobre o atendimento. Resultado de campanha pede pelo menos um ou dois meses de dados na mesma conta para comparar com o periodo anterior.
Trocar de agencia faz a conta perder o aprendizado?
Nao, se a conta e o pixel forem da clinica. O historico fica e a nova gestao continua de onde parou. O aprendizado so se perde quando os ativos eram da agencia anterior.
Raphael Henriques
Fundador da Ei!CEO
Ajuda clinicas e consultorios a atrair pacientes com trafego pago que respeita as regras da saude. Escreve sobre midia paga, dados e crescimento previsivel para negocios de saude.
Quer aplicar isso na sua clinica?
Se voce quer testar isso sem risco de reprovacao e com previsao de custo por lead, vamos conversar.
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